Afronding Opdracht
Er is een reeks van documenten die het uitvoeren van de opdracht stuurt en volgt:
- Opdrachtbrief met probleemformulering door de opdrachtgever;
- Probleemanalyse, met een beschrijving van de situatie en analyse van de problemen en een visieslag. Het is een verdieping van de aanvankelijke probleemstelling van de opdrachtgever;
- Plan van Aanpak met een beschrijving van gewenste resultaten en de wijze van aanpak om daar te komen, Verder bevat het zaken als benodigde middelen en capaciteit en beschrijft het de randvoorwaarden en risico’s;
- Eventuele tussentijdse bijstelling van analyse en aanpak op grond van periodieke evaluaties;
- Overdrachtsdocument, eindevaluatie en kwijting.
Bij deze richtlijn spelen de eindevaluatie en kwijting en het plan van aanpak een rol.
Wat is de afrondende fase van de interim opdracht?
De afrondende fase is de laatste periode van een interim opdracht en gaat in op het moment dat de opdrachtgever de eindtijd van de opdracht bevestigd heeft tot aan de laatste werkzaamheden die de interim manager in het kader van de opdracht uitvoert, waarbij de interim manager zijn opdracht afsluit en overdraagt.
Doel van de afrondende fase van de opdracht:
- De opdrachtgever geeft kwijting aan de interim manager voor de uitgevoerde opdracht;
- Overdracht van dossiers, lopende zaken en aandachtspunten aan de opvolger, de opdrachtgever en/of de organisatie;
- Leerpunten genereren voor de interim manager en de organisatie.
Methode en aanpak:
Evaluatie: De interim manager houdt een evaluatie met tenminste de opdrachtgever. Dit kan een gesprek zijn tussen opdrachtgever en interim manager. De evaluatie kan gehouden worden in aanwezigheid van een eventuele accountmanager van een bemiddelend bureau. Ook wordt een evaluatie met een eventuele schaduwmanager gehouden.
De interim manager bereidt zijn evaluatie schriftelijk voor. In het verslag dat opgemaakt wordt naar aanleiding van het evaluatiegesprek wordt aangegeven wat het resultaat is van de uitgevoerde opdracht in vergelijking met het (eventueel tussentijds bijgestelde) plan van aanpak. Op grond hiervan worden leerpunten getrokken voor de interim manager en de organisatie en wordt de interim manager kwijting verleend voor de uitvoering van de opdracht. De opdrachtgever zet zijn eindevaluatie op papier.
Overdracht: de interim manager zorgt dat zijn dossiers op orde zijn en maakt een overdrachtsdocument met daarin de door hem gevolgde beleidslijnen, lopende zaken en aandachtspunten voor zijn opvolger en/of andere functionarissen die verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de interim manager overnemen.
Gedurende deze fase van de opdracht werkt de interim manager zijn eventuele opvolger constructief en zorgvuldig in, zodat deze een vliegende start kan maken.
Afscheid: De interim manager neemt afscheid van alle betrokkenen binnen en buiten de organisatie en is daarbij aandachtig voor eventuele openstaande punten. Hij draagt de eigendommen van de organisatie die hij in gebruik gehad heeft over. De interim manager biedt zowel aan de opdrachtgever als aan zijn eventuele opvolger desgewenst nog beschikbaar te zijn om vragen te beantwoorden.
Bewijsvoering bij klachten
Bij eventuele klachten bij de tuchtcommissie van het IM-Register of elders, kan het verslag van de evaluatie en/of overdrachtsdocument dienen om de zorgvuldigheid van de overwegingen en de werkwijze aannemelijk te maken.
Formalisering
Deze richtlijn is goedgekeurd door de Algemene Vergadering 25 mei 2011. Evaluatie en herziening zullen plaatsvinden in mei 2013. De richtlijn is opgenomen in het kwaliteitshandboek Interim Management nvim.
